Toimistorakennus illalla | Siili Solutions

Ohjelmistorobotti työkaveriksi?

Kun tarvitset toimiston rutiineille väsymättömän ja tarkan hoitajan, sopivin ratkaisu voi olla robottikollega. Ohjelmistorobotit ovat kuin kotonaan toimistoympäristöissä, joissa käytetään useita eri ohjelmistoja. Mutta miten saat robotin osaksi tiimiäsi?

Helpoin tapa päästä hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa, tai tuttavallisemmin RPA:ta (Robotic Process Automation), on hankkia sitä palveluna (Robotics-as-a-Service eli RaaS). Vältät suuret investoinnit laitteistoihin tai ohjelmistoihin.

RaaS on usein edullisempi vaihtoehto verrattuna paikallisesti toteutettuihin ratkaisuihin ja se sisältää kaiken sen, mitä tarvitset: pilvipalvelun käyttöönoton, ympäristöjen kehityksen, mahdolliset ohjelmistot, sekä ylläpito- ja tukipalvelut.

RaaSin avulla voit saavuttaa automaation hyödyt ilman oman organisaatiosi suuria työmääräpanostuksia.

Pilvipalvelut ovat myös ohjelmistorobotiikan osalta välittömästi skaalattavissa sekä ylös- että alaspäin: tämä tekee ohjelmistorobotista pitkäaikaisen ratkaisun, vaikka työmäärä kasvaisi tai vähenisi ajan myötä tai kausittain.

Robotti hoitaa parhaiten säännönmukaisia ja toistuvia rutiineja

Kun mietit ohjelmistorobotin hankintaa, pohdi ensin, mitä tehtäviä robotti voi hoitaa. Parhaiten ne hoitavat säännönmukaisia ja toistuvia rutiineja, eli juuri niitä tehtäviä, joissa ihmisten keskittymiskyky on koetuksella. Eräs tyypillinen esimerkki on tiedon hakeminen yhdestä järjestelmästä ja naputteleminen toiseen.

Ohjelmistointegraatio voi olla sinullekin robottia tutumpi keino vähentää käsin toistettavia rutiineja. Ne ovat kuitenkin yleensä investointeina isoja ja käyttöönotot hitaita. Ohjelmistorobotit todennäköisesti korvaavat integraatioita tulevaisuudessa entistä useammin nopean käyttöönoton ja kustannustehokkuutensa vuoksi.

Nyrkkisääntönä on, että ohjelmistorobotti pystyy hoitamaan tehtäviä, joiden päätösvaiheet voidaan sille opettaa. Tätä kirjoittaessani robotit eivät vielä pysty suorittamaan itsenäistä päättelyä vaativia tehtäviä, vaikka niiden kognitiiviset kyvyt kehittyvätkin kaiken aikaa. Ohjelmistorobottiin voi toki jo tällä hetkellä liittää tekoälykomponentteja, joiden avulla se voi oppia käsittelemään luonnollista kieltä tai hyödyntämään konenäköä. Tämä laajentaa automatisoitavien tehtävien kenttää.

Robotti on ikään kuin tiimin jäsen

Kun automatisoitavat työnkulut, eli prosessit, on tunnistettu, on aika suunnitella ja kehittää ohjelmistorobotti. Yleensä tämä vie aikaa muutamista viikoista muutamiin kuukausiin.

Tiesitkö, että useimmiten ohjelmistorobotilla on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin aivan samalla tavalla kuten muillakin työntekijöillä?

Voit ajatella robottia kuin yhtenä tiimisi jäsenenä; toimistolla voi myös olla useita robotteja, jotka käyttävät samoja järjestelmiä. Tämä on hyvä huomioida jo suunnitteluvaiheessa, sillä tiettyjä komponentteja – kuten sisäänkirjautumista – voidaan käyttää muiden työnkulkujen kehitystyössä uudelleen. Tämä säästää kustannuksia.

Karkeasti ottaen olemassa on kahdenlaisia robotteja.

  1. Front Office -robotit mahdollistavat dialogin käyttäjän kanssa. Tällainen robotti sopii erinomaisesti esimerkiksi asiakaspalveluun, jolloin asiakaspalvelija voi käyttää robottia ripeänä järjestelmäassistenttina toimiessaan samanaikaisesti asiakkaan kanssa. Kun käyttäjä käynnistää robotin tarvittaessa, puhutaan Attended-robotista.
     
  2. Tyypillisempi robotti on kuitenkin Unattended-robotti, joka ajastetaan itsenäiseen ajoon haluttuna ajankohtana – vaikkapa keskellä yötä.

Yksi robotti voi suorittaa useita prosesseja vuorotellen, mutta on myös mahdollista valjastaa useita robotteja suorittamaan yhtä prosessia samanaikaisesti.

Robotti ei käy tykypäivillä, mutta tarvitsee silti huomiota

Kun robotti on huolellisen testaamisen jälkeen otettu tuotantokäyttöön, on hyvä muistaa, että vaikka se ei nauti muista henkilöstöeduista, se tarvitsee säännöllistä huoltoa.

Kuten mitä tahansa järjestelmiä, myös RPA-ohjelmistoja ja alustoja täytyy päivittää ja ylläpitää, jotta ne pysyvät ajantasaisina ja toimivat parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi voit halutessasi ottaa robotistasi entistä paremmat tehot irti opettamalla sitä suoriutumaan tehtävistään nopeammin ja viisaammin. Tarve lisäopetukselle voi tulla esimerkiksi sen käyttämien järjestelmien päivittyessä.

Tällä hetkellä RPA-työkalut kehittyvät valtavaa vauhtia. Muutamassa vuodessa tekoälystä tulee olennainen ohjelmistorobotiikan osa. Uskon, että vain harvan organisaation kannattaa ylläpitää itsellään tiimiä, joka pystyy vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja luomaan uusia mahdollisuuksia.

 

---

Lue seuraavaksi: 

Mitä koneoppiminen vaatii ohjelmistokehitykseltä?

Design x Data – hyödynnä data ihmislähtöisesti

6 + 1 tilannetta, jossa Serverless pesee perinteisen palvelininfrastruktuurin