Työntekijöiden tietosuojaseloste

Päivitetty: 9.4.2021

Siili Solutions Oyj konserniyhtiöineen ("Siili", myös "me"; y-tunnus 1979903-5) arvostaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietosi. Työnantajanasi Siili toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä kuten tässä työntekijöiden tietosuojaselosteessa (”Seloste”) on kuvattu. Rekisterinpitäjänä Siili on vastuussa henkilötietojesi käsittelemisestä ja määrittelee henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Tässä Selosteessa kuvataan, kuinka Siili pitää työsuhteeseesi liittyvät henkilötiedot (”Työntekijätiedot”) turvassa ja luottamuksellisina ja millä tavoin Siili käsittelee Työntekijätietojasi. Tämän Selosteen soveltamisalaan kuuluu myös Työntekijätietojesi käsitteleminen IT-järjestelmissämme esimerkiksi yhteystietojesi ja osaamisesi ajan tasalla pitämistä varten.

Siili käsittelee Työntekijätietojasi aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Lue tämä Seloste huolellisesti ennen kuin sitoudut työskentelemään Siilillä. Sitoutumalla työskentelyyn Siilillä ja/tai luovuttamalla Siilille suoraan tai epäsuorasti Työntekijätietojasi, ilmaiset ymmärryksesi siitä, että Työntekijätietojasi käsitellään tämän Selosteen mukaisesti. Muussa tapauksessa odotamme, että et sitoudu työskentelyyn Siilillä ja et luovuta Työntekijätietojasi tai lopetat Työntekijätietojesi luovuttamisen. Huomioi, että jos meillä ei ole tarvittavia Työntekijätietojasi, työskentelysi Siilillä ei ole välttämättä mahdollista.

Työntekijätietojesi lainmukainen käsittely

Työntekijätietojesi käsitteleminen perustuu:

  • työsopimukseen tai muuhun vastaavaan yhteistyösopimukseen Siilin ja sinun välilläsi;
  • Siilin lakisääteisiin velvollisuuksiin – mm. työlainsäädäntö;
  • suostumukseesi – esim. kolmansilta osapuolilta kerätyt Työntekijätietosi ja
  • Siilin oikeutettuihin etuihin – esim. tietoturvan varmistaminen.


Jos määrätyn Työntekijätietosi käsitteleminen perustuu suostumukseesi, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi tällaisen tiedon käsittelemisen osalta.

Työntekijätietojesi keräämisen tavat ja tietolähteet

Sitoutuminen Siilillä työskentelemiseen edellyttää, että luovutat meille määrättyjä Työntekijätietojasi. Sen lisäksi, että keräämme Työntekijätietojasi digitaalisesti työsuhteen luonteesta riippuen, voimme myös kerätä kaikki Työntekijätietojasi tai osan Työntekijätiedoistasi puhelimitse, suoriutumisesi arvioimisen yhteydessä tai muulla ei-digitaalisella tavalla.
Lisäksi jos informoimme sinua asiasta etukäteen ja saamme sinulta nimenomaisen suostumuksen, voimme kerätä Työntekijätietojasi julkisista lähteistä (esim. internetprofiilit), kolmansilta osapuolilta (esim. matkatoimistot, vakuutusyhtiöt, pankit tms.), omilta työntekijöiltämme ja/tai muilta henkilöiltä, jotka tarjoavat meille palvelujaan (mukaan lukien koulutukset, kurssit ja arvioinnit), jotka liittyvät sinuun tai joihin osallistut työsuhteesi aikana.

Työntekijätietosi, joita Siili kerää ja käsittelee

Tyypillisiä Työntekijätietojasi, joita keräämme ja käsittelemme, ovat nimesi ja yhteystietosi, asemasi organisaatiossa, koulutuksesi ja taitosi, CV:si sekä välttämättömät tiedot palkanmaksuun ja muihin työnantajavelvollisuuksiimme liittyen. Kun luovutat meille kolmanteen osapuoleen liittyvää tietoa (kuten perheenjäsenesi yhteystiedot hätäyhteystietoinasi), olet vastuussa kolmansien osapuolten suostumusten hankkimisesta kuten laki edellyttää.

Voimme kerätä myös muunlaista työsuhteesi kannalta olennaista Työntekijätietoa.

Voimme kerätä ja käsitellä määrättyä Työntekijätietoa, joka kuuluu arkaluonteisiin henkilötietoihin (”Arkaluonteinen Työntekijätieto”, joka tarkoittaa tietosuoja-asetuksessa määritellyn mukaisesti henkilötietoa, josta ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys taikka terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot) varmistaaksemme lakisääteisen työnantajavelvoitteemme noudattamisen. Tyypillisesti voimme kerätä ja käsitellä Arkaluonteisia Työntekijätietojasi terveystietojen muodossa pitääksemme huolta lakisääteisten velvoitteidemme noudattamisesta työterveysasioihin liittyen. Tilanteen vaatiessa pyydämme sinulta nimenomaisen suostumuksen tällaisten Arkaluonteisten Työntekijätietojen käsittelyyn.

Käyttäessäsi mitä tahansa Siilin IT-työkaluja ja -sovelluksia, voimme automaattisesti tallentaa määrättyjä Työntekijätietojasi kuten IT-osoitteesi, sivuston, jolla olet vieraillut, sekä selaimesi tyypin ilman, että olemme nimenomaisesti pyytäneet näitä tietoja etukäteen.

Työntekijätietosi, joita voimme käsitellä, on listattu alla.

  • Nimitiedot
  • Henkilötunnus
  • Yhteystiedot (henkilökohtaiset ja työliitännäiset): puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
  • CV
  • Valokuvat
  • Koulutus
  • Keskeinen osaaminen ja taidot
  • Tilinumero
  • Palkkaan liittyvät tiedot ja sovitut edut
  • Työsuhteen alkamispäivä
  • Titteli ja rooli
  • Heimopäällikön nimi
  • Perhetiedot/kontaktihenkilö (mm. hätätilanteiden varalta)
  • Työajanseuranta
  • Poissaolot ja lomat
  • Terveystiedot
  • Työntekijöille tarkoitettujen kyselyiden
  • vastaukset
  • Matkakulut
  • Tekniset tiedot (mm. IP-osoite, lokitiedot ja rajatusti internetselailua koskevat tiedot, kulunvalvontatiedot määrätyissä tapauksissa)
  • Muut tiedot, jotka luovutat Siilille liiketoimintatarkoituksessa.

Työntekijätietojesi käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme Työntekijätietojasi vain työsuhteeseesi liittyvissä yhteyksissä. Ensisijainen käsittelyn tarkoitus on:

  • Siilin työnantajavastuiden ja -velvoitteiden täyttäminen (erityisesti liittyen HR-asioihin mutta myös muihin mahdollisiin velvoitteisiin) sinua kohtaan sekä muita työntekijöitämme ja viranomaisia kohtaan.

 

Työntekijätietojesi käsittelyn tarkoitukset on listattu alla.

  • Henkilöstön Työntekijätietojen hallinnoiminen
  • Organisaation rakenteiden hallinnoiminen
  • Suoritusten, taitojen ja palkitsemisen hallinnoiminen sekä kehittäminen
  • Oppimisen ja koulutusten hallinnoiminen sekä kehittäminen
  • Palkanmaksun (mukaan lukien palkat, etuudet ja lomat) toteuttaminen ja työajan seuraaminen
  • Ammattitautien, onnettomuuksien ja sairauksen hallinnoiminen ja käsitteleminen
  • Terveyteen ja hyvinvointiin liittyvien asioiden hallinnoiminen ja käsitteleminen
  • Vakuutusten hallinnoiminen
  • Matkustamisen ja kulujen käsitteleminen
  • Viestintä
  • Raportoiminen ja analytiikka
  • Liiketoimintaprosessien mahdollistaminen (esim. asiakastyö ja tuotekehitys)
  • Tukitoimintojen mahdollistaminen (esim. henkilöllisyyden hallintaan liittyvät toimet)
  • Pakollisten työnantajavelvoitteiden täyttäminen ja työntekijöiden ja työnantajan Oikeuksien toteuttaminen mukaan lukien velvollisuudet viranomaisia kohtaan
  • Työpaikan turvallisuuden ja tietoturvan varmistaminen sekä kehittäminen

 

Työntekijätietojasi ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä Selosteessa.

Työntekijätietojesi säilyttäminen

Olemme määrittäneet säilytysajat Työntekijätiedoillesi perustuen pakolliseen lainsäädäntöön ja toimialan yleisiin käytäntöihin. Säilytysajat voivat vaihdella huomattavasti riippuen Työntekijätietojesi luonteesta ja käytöstä. Jos tarvitset yksityiskohtaisempaa tietoa säilytysajoista, ota meihin suoraan yhteyttä.

Edellä todetusta huolimatta Työntekijätietojesi säilytysaikaa voidaan pidentää, mikäli Siilillä on olemassa oleva tai välitön tarve puolustaa itseään oikeudellisia vaatimuksia vastaan tai laatia tai esittää oikeudellisia vaatimuksia.

Työntekijätietojesi luovuttaminen ja siirtäminen

Luovutamme Työntekijätietojasi vain niissä tilanteissa, jotka on määritelty tässä osiossa, tai jos olet antanut suostumuksesi Työntekijätietojesi luovuttamiseen määrätyssä yhteydessä.

Emme tavallisesti luovuta Työntekijätietoja muille rekisterinpitäjille itsenäisesti käytettäväksi. Työntekijätietojesi luovuttaminen on kuitenkin tarpeen, mikäli pakollinen lainsäädäntö tätä edellyttää (kuten vero-, työ- ja muille viranomaisille sekä pankeille, vakuutusyhtiöille ja muille taloudellisille instituutioille). Työmatkajärjestelyt voivat edellyttää Työntekijätietojesi luovuttamista luotetuille liikekumppaneillemme kuten lentoyhtiöille ja majoituksen tarjoajille. Lisäksi asiakastoimeksiannot, joihin osallistut tai joihin voit osallistua työntekijänä, voivat edellyttää määrättyjen Työntekijätietojesi luovuttamista asiakkaillemme (esimerkiksi CV:si).

Voimme siirtää Työntekijätietojasi Siilin tytäryhtiöille tai kolmansille osapuolille (kuten alihankkijoillemme), jotka käsittelevät Työntekijätietojasi meidän puolestamme ja lukuun tässä Selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Tällä tavalla henkilötietosi pysyvät meidän valvontamme alaisina.

Mikäli Työntekijätietojasi siirretään ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijoille (alihankkijoille tai toimittajille) käsiteltäväksi Siilin puolesta, toteutetaan asianmukaiset soveltuvan lainsäädännön edellyttämät järjestelyt sopimuksin (kuten tietojenkäsittelysopimusten muodossa), jotta taataan asianmukainen ja lainmukainen henkilötietojen käsittely.

Siili toimii kansainvälisesti. Teknisistä ja käytännön syistä johtuen Työntekijätietojasi voivat käsitellä Siilin tytäryhtiöt tai alihankkijat, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella (Sveitsi mukaan lukien). Tästä johtuen maissa, joihin Työntekijätietojasi voidaan siirtää tai joista Työntekijätietoihisi on pääsy, voi olla toisenlainen tietosuojan taso kuin siinä maassa, jossa työskentelet. Tällaisissa tietojensiirron tilanteissa Työntekijätietojasi käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla (riittävä tietosuojan taso varmistetaan käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja mahdollisia lisätoimenpiteitä) ja noudattamalla Siilin soveltuvia tietosuojapolitiikkoja ja -ohjeistuksia.

Meillä voi myös olla tarve jakaa Työntekijätietojasi liiketoimintamme tai sen osan ostajan tai mahdollisen ostajan kanssa. Näin ei tapahdu usein, mutta jos Työntekijätietojesi jakaminen on tällaisessa tilanteessa välttämätöntä, niin jaamme ainoastaan pienimmän mahdollisen määrän Työntekijätietojasi ja aina soveltuvan lainsäädännön rajoissa.

Voimme myös kerätä statistiikkaa työntekijöistämme ja luovuttaa sitä hyvämaineisille kolmansille osapuolille, mutta tällainen statistiikka on aina anonymisoitua eikä sisällä Työntekijätietojasi.

Tietoturva

Sovellamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojellaksemme Työntekijätietojasi vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta ja pääsyltä tietoihin.

Nämä toimenpiteet sisältävät (mutta eivät rajoitu seuraaviin) kunnolliset palomuurijärjestelyt, viruksentorjunnan, asianmukaisen viestien suojaamisen sekä turvallisten ja valvottujen laitteiden ja serverihuoneiden käytön. Tietoturva otetaan huomioon erityisellä huolellisuudella, kun käytämme kolmansia osapuolia (esim. alihankkijat, jotka toimivat henkilötietojen alikäsittelijöinä) IT-järjestelmien ja palvelujen tarjoajina.

Tietoturvaan liittyviä vaatimuksia seurataan asianmukaisesti IT-järjestelmien pääsynhallinnan muodossa. Siilin työntekijät, jotka käsittelevät Työntekijätietojasi osana työtehtäviään, on ohjeistettu ja koulutettu asianmukaisesti tietosuojan ja tietoturvan saralla.

Automaattinen päätöksenteko

Emme tee sinua koskevia päätöksiä automaattisen päätöksenteon keinoin.

Evästeiden käyttäminen

Voimme toisinaan asettaa sellaista tietoa tietokoneellesi, joka mahdollistaa laitteen tunnistamisen. Tällainen tieto tunnetaan yleisesti evästeenä. Tyypillisesti evästeet mahdollistavat määrätyn tiedon keräämisen laitteestasi, mukaan lukien IP-osoitteesi, tietokoneesi käyttöjärjestelmän ja selaintyyppisi. Evästeiden tarkoituksena on parantaa työsuhteesi laatua ja työsuhteeseesi liittyvien tietojen saatavuutta. Käytämme evästeitä ainoastaan suostumuksellasi (pois lukien välttämättömät evästeet, joiden käyttö on tarpeen verkkosivujemme toiminnan mahdollistamiseksi). Erillinen evästepolitiikkamme (”Evästekäytäntö”) antaa yksityiskohtaisempaa tietoa evästeiden käytöstämme (viittaukset Selosteeseen käsittävät myös Evästekäytännön sisällön, jollei toisin ole todettu). Mikäli Evästekäytäntö ja Seloste ovat ristiriidassa keskenään, Evästekäytännössä esitetyt tiedot ovat ensisijaisia.

Sinun oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa oikeus:

  • saada pääsy Työntekijätietoihisi ja saada kopio Työntekijätiedoistasi ja lisätietoja koskien Työntekijätietojesi käsittelyä kuten laki edellyttää,
  • vahvistaa Työntekijätietojesi virheettömyys ja saada pyytämällä epätäydelliset, epätarkat tai vanhentuneet Työntekijätietosi muutettua tai päivitettyä,
  • määrätyissä tilanteissa saada jotkin Työntekijätietosi poistetuksi, jos;
    • Työntekijätietosi eivät ole enää tarpeellisia käsittelyn tarkoituksiin nähden,
    • peruutat suostumuksesi määrättyjen Työntekijätietojesi käsittelemiseen ja käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta,
    • Työntekijätietosi on poistettava, jotta noudatamme EU-lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön oikeudellista velvoitetta tai
    • Siili ei ole käsitellyt Työntekijätietojasi lainmukaisesti
  • määrätyissä tilanteissa rajoittaa Työntekijätietojesi käsittelyä, jos;
    • kiistät Työntekijätietojesi virheettömyyden,
    • Työntekijätietojesi käsitteleminen ei ole ollut lainmukaista ja vastustat tietojesi poistamista ja pyydät poistamisen sijaan rajoittamaan tietojesi käsittelyä tai
    • Siili ei enää tarvitse Työntekijätietojasi niihin tarkoituksiin nähden, joihin tiedot on kerätty, mutta tarvitset tietojasi oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai niitä vastaan puolustautumiseksi
  • saada meille luovuttamasi Työntekijätiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ja
  • valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)


Sinulla on myös milloin tahansa oikeus:

  • peruuttaa suostumuksesi määrättyjen Työntekijätietojesi käsittelyyn.


Huomioithan, että suostumuksesi peruminen tai Työntekijätietojesi puuttuminen kokonaan tai osittain estää tai voi estää sinua työskentelemästä Siilillä.

Suosittelemme, että toteutat näitä oikeuksiasi käyttäjäprofiilisi kautta sähköisissä työntekijätyökaluissamme, mikäli sinulla on tarpeelliset pääsyoikeudet. Voit myös ottaa yhteyttä suoraan esihenkilöösi tai sähköpostiosoitteeseen dataprotection@siili.com, kun haluat toteuttaa oikeuksiasi. Pyyntösi voidaan kuitenkin hylätä tai sitä voidaan rajoittaa, jos soveltuva laki sallii tai edellyttää tätä.

Tämän selosteen päivitykset

Voimme muuttaa tai täydentää tätä Selostetta, mikäli katsomme sen tarpeelliseksi. Tästä syystä suosittelemme, että luet tämän Selosteen säännöllisesti.

Yhteystiedot

Jos haluat ottaa meihin yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa (työsuhteeseesi liittyen tai muutoin), voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen dataprotection@siili.com.