Kun tarvitset toimiston rutiineille väsymättömän ja tarkan hoitajan, sopivin ratkaisu voi olla robottikollega. Ohjelmistorobotit ovat kuin kotonaan toimistoympäristöissä, joissa käytetään useita eri ohjelmistoja.
Ohjelmistorobotiikka (RPA) on parhaimmillaan säännönmukaisten ja toistuvien rutiinien hoitamisessa. Eli juuri niissä tehtävissä, joissa ihmisen keskittymiskyky on koetuksella. Tyypillinen esimerkki ohjelmistorobotin työstä on tiedon hakeminen yhdestä järjestelmästä ja naputteleminen toiseen.
Nyrkkisääntönä on, että ohjelmistorobotti pystyy hoitamaan tehtäviä, joiden vaiheet voidaan sille opettaa. Tätä kirjoittaessani robotit eivät vielä pysty suorittamaan itsenäistä päättelyä vaativia tehtäviä, vaikka niiden kognitiiviset kyvyt kehittyvätkin kaiken aikaa.
Ohjelmistorobottiin voi toki jo tällä hetkellä liittää tekoälykomponentteja, joiden avulla se voi oppia käsittelemään luonnollista kieltä tai hyödyntämään konenäköä. Tämä laajentaa automatisoitavien tehtävien kenttää.
Ohjelmistorobotti vs. integraatio
Ohjelmistointegraatio voi olla sinullekin robottia tutumpi keino vähentää käsin toistettavia rutiineja. Ne ovat kuitenkin yleensä investointeina isoja ja käyttöönotto on hidasta. Ohjelmistorobotit todennäköisesti korvaavat integraatioita tulevaisuudessa entistä useammin nopean käyttöönoton ja kustannustehokkuutensa vuoksi.
Ohjelmistorobotti on tiimin jäsen
Kun automatisoitavat prosessit on tunnistettu, on aika suunnitella ja kehittää ohjelmistorobotti. Yleensä tämä vie aikaa muutamista viikoista muutamiin kuukausiin.
Tiesitkö, että useimmiten ohjelmistorobotilla on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin aivan samalla tavalla kuten muillakin työntekijöillä?
Voit ajatella robottia kuin yhtenä tiimisi jäsenenä. Toimistolla voi myös olla useita robotteja, jotka käyttävät samoja järjestelmiä. Tämä on hyvä huomioida jo suunnitteluvaiheessa, sillä tiettyjä komponentteja – kuten sisäänkirjautumista – voidaan käyttää muiden prosessien kehitystyössä uudelleen. Tämä säästää kustannuksia.
Ohjelmistorobotteja on karkeasti kahta tyyppiä:
Front Office -robotit mahdollistavat dialogin käyttäjän kanssa. Tällainen robotti sopii erinomaisesti esimerkiksi asiakaspalveluun, jolloin asiakaspalvelija voi käyttää robottia ripeänä järjestelmäassistenttina toimiessaan samanaikaisesti asiakkaan kanssa. Kun käyttäjä käynnistää robotin tarvittaessa, puhutaan Attended-robotista.
Tyypillisempi on Unattended-robotti, joka ajastetaan itsenäiseen työhön haluttuna ajankohtana – vaikkapa keskellä yötä. Yksi robotti voi suorittaa useita prosesseja vuorotellen, mutta on myös mahdollista valjastaa useita robotteja suorittamaan yhtä prosessia samanaikaisesti.
Ohjelmistorobotti ei käy tykypäivillä, mutta tarvitsee silti huomiota
Kun robotti on huolellisen testaamisen jälkeen otettu tuotantokäyttöön, on hyvä muistaa, että vaikka se ei nauti muista henkilöstöeduista, se tarvitsee säännöllistä huoltoa.
Kuten mitä tahansa järjestelmiä, myös RPA-ohjelmistoja ja alustoja täytyy päivittää ja ylläpitää, jotta ne pysyvät ajantasaisina ja toimivat parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi voit halutessasi ottaa robotistasi entistä paremmat tehot irti opettamalla sitä suoriutumaan tehtävistään nopeammin ja viisaammin. Tarve lisäopetukselle voi tulla esimerkiksi ohjelmistorobotin käyttämien järjestelmien päivittyessä.
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto
Helpoin tapa päästä hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa on hankkia sitä palveluna (Robotics-as-a-Service eli RaaS). Näin vältät suuret investoinnit laitteistoihin tai ohjelmistoihin.
RaaS on usein edullisempi vaihtoehto verrattuna paikallisesti toteutettuihin ratkaisuihin ja se sisältää kaiken sen, mitä tarvitset: pilvipalvelun käyttöönoton, ympäristöjen kehityksen, mahdolliset ohjelmistot sekä ylläpito- ja tukipalvelut.
RaaSin avulla voit saavuttaa automaation hyödyt ilman oman organisaatiosi suuria työmääräpanostuksia.
Pilvipalvelut ovat myös ohjelmistorobotiikan osalta välittömästi skaalattavissa sekä ylös- että alaspäin: tämä tekee ohjelmistorobotista pitkäaikaisen ratkaisun, vaikka työmäärä kasvaisi tai vähenisi ajan myötä tai kausittain.
Ohjelmistorobotiikan tulevaisuus
Entä seuraavaksi? Tällä hetkellä RPA-työkalut kehittyvät valtavaa vauhtia. Muutamassa vuodessa tekoälystä tulee olennainen ohjelmistorobotiikan osa.
Uskon, että jokaisen organisaation kannattaa ylläpitää itsellään tiimiä, joka pystyy vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja luomaan uusia mahdollisuuksia.
Kirjoittanut
Jenni Jousi