Alihankkijoiden tietosuojaseloste

Voimaantulopäivämäärä: 9.11.2021

Siili Solutions Oyj konserniyhtiöineen ("Siili", myös "me"; y-tunnus 1979903-5) arvostaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietosi. Tässä alihankkijoiden tietosuojaselosteessa (”Seloste”) kuvataan, kuinka Siili pitää henkilötietosi (”Alihankkijatiedot”) turvassa ja luottamuksellisina ja millä tavoin Siili käsittelee Alihankkijatietojasi liittyen yhteistyöhösi Siilin kanssa. Siili toimii Alihankkijatietojesi rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjänä Siili on vastuussa Alihankkijatietojesi käsittelemisestä ja määrittelee Alihankkijatietojesi käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Siili käsittelee Alihankkijatietojasi aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Lue tämä Seloste huolellisesti ennen kuin ryhdyt yhteistyöhön Siilin kanssa. Ryhtymällä yhteistyöhön Siilin kanssa ilmaiset ymmärryksesi siitä, että Alihankkijatietojasi käsitellään tämän Selosteen mukaisesti. Muussa tapauksessa odotamme, että et ryhdy yhteistyöhön Siilin kanssa ja et luovuta Alihankkijatietojasi tai lopetat Alihankkijatietosi luovuttamisen. Huomioi, että jos meillä ei ole tarvittavia Alihankkijatietojasi, yhteistyösi Siilin kanssa ei ole välttämättä mahdollinen.


Alihankkijatietojesi lainmukainen käsittely

Alihankkijatietojesi käsitteleminen perustuu:

  • sopimussuhteeseen joko sinun kanssasi tai sen yrityksen kanssa, jossa työskentelet;
  • Siilin lakisääteisiin oikeuksiin ja velvollisuuksiin;
  • suostumukseesi ja/tai
  • Siilin oikeutettuihin etuihin – esim. arviointi soveltuvuudestasi alihankkijaksi.


Lisäksi voimme joissain poikkeustapauksissa kerätä ja käsitellä määrättyjä Alihankkijatietojasi, jotka katsotaan arkaluonteisiksi tiedoiksi (ks. luku ”Alihankkijatiedot, joita Siili kerää ja käsittelee”). Voimme käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan nimenomaisella suostumuksellasi.

Jos määrätyn Alihankkijatietosi käsitteleminen perustuu suostumukseesi, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi tällaisen tiedon käsittelemisen osalta. Peruuttaaksesi suostumuksesi ota meihin yhteyttä sähköpostitse dataprotection@siili.com.


Alihankkijatietojesi keräämisen tavat ja tietolähteet

Jos haluat työskennellä Siilin alihankkijana, sinun tai yrityksen, jossa työskentelet tai joka edustaa sinua, tulee luovuttaa Siilille Alihankkijatietojasi. Tämä tapahtuu pääasiallisesti lomakkeen avulla, joka on saatavilla alihankkijaportaalissamme, tai lähettämällä sähköpostia yhteyshenkilöillemme, jotka pitävät huolta alihankkijaverkostostamme. Lisäksi Alihankkijatietojesi kerääminen voi tapahtua puhelimitse, tapaamisessa tai muulla ei-digitaalisella tavalla.

Lisäksi jos informoimme sinua asiasta etukäteen ja saamme sinulta nimenomaisen suostumuksen, voimme kerätä Alihankkijatietojasi omilta työntekijöiltämme ja/tai muilta henkilöiltä tai yrityksiltä, jotka tarjoavat meille palvelujaan.

Voimme myös kerätä digitaalisesti tietoa, joka koskee palvelujemme käyttöä.


Alihankkijatietosi, joita Siili kerää ja käsittelee

Tyypillisiä Alihankkijatietojasi, joita keräämme ja käsittelemme, ovat nimesi ja yhteystietosi, kuten koti- ja työosoite, sähköposti ja puhelinnumero. Keräämme myös tietoa, joka yhdistää sinut yritykseen, jossa työskentelet, kuten yrityksen nimi ja asemasi tai tittelisi. Tarvitsemme myös muita Alihankkijatietojasi kuten CV:si, senioriteettitasosi, koulutuksesi ja osaamisesi, kielitaitosi sekä paikkakuntasi.

Voimme kerätä myös muunlaista yhteistyömme kannalta olennaista Alihankkijatietoa, mukaan lukien tiedot, joita tarvitaan laskutusta varten. Tällaiset tiedot voivat liittyä esimerkiksi projekteihin tai toimeksiantoihin, joissa olet toiminut yhdessä Siilin kanssa. Voimme kerätä myös palautettasi sekä tietoa toiveistasi ja odotuksistasi Siiliä kohtaan tai asiakkaan palautetta työskentelystäsi määrätyssä toimeksiannossa.

Käyttäessäsi mitä tahansa Siilin IT-työkaluja ja -sovelluksia, voimme tallentaa määrättyjä Alihankkijatietojasi kuten IT-osoitteesi, sivustot, jolla olet vieraillut, sekä selaimesi tyypin ilman, että olemme nimenomaisesti pyytäneet näitä tietoja etukäteen.

Emme lähtökohtaisesti kerää ja käsittele Alihankkijatietoa, joka kuuluu arkaluonteisiin henkilötietoihin kuten henkilötietoa, josta ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys taikka terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot. Jos meillä olisi tarve käsitellä tällaisia tietoja, pyytäisimme sinulta nimenomaisen suostumuksen arkaluonteisten tietojen käsittelyyn.


Alihankkijatietojesi käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme Alihankkijatietojasi mahdollistaaksemme yhteistyömme ja huolehtiaksemme vastuistamme ja velvollisuuksistamme sinua, asiakkaitamme ja viranomaisia kohtaan.

Alihankkijatietojesi käsittelyn tarkoitukset on listattu alla.

  • Alihankkijoiden tietojen hallinnoiminen
  • Alihankkijaehdokkaan potentiaalin ja soveltuvuuden arvioiminen
  • Suoritusten, taitojen ja palkitsemisen hallinnoiminen sekä kehittäminen
  • Oppimisen ja koulutusten hallinnoiminen sekä kehittäminen
  • Työajan seuraaminen
  • Viestintä
  • Liiketoimintaprosessien mahdollistaminen (esim. asiakastyö ja tuotekehitys)
  • Raportoiminen ja analytiikka
  • Laskuttaminen
  • Asiakasyritysten palautteiden tai sinun palautteesi kerääminen ja käsitteleminen
  • Tukitoimintojen mahdollistaminen (esim. henkilöllisyyden hallintaan liittyvät toimet)
  • Työpaikan turvallisuuden ja tietoturvan varmistaminen sekä kehittäminen
  • Hyvinvoinnin tukeminen
  • Lainsäädännön noudattamisen turvaaminen, Siilin lainmukaisten oikeuksien toteuttaminen (mukaan lukien oikeudelliset vaateet) ja Siilin puolustaminen oikeudellisia vaateita vastaan


Alihankkijatietojasi ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä Selosteessa.


Alihankkijatietojesi säilyttäminen

Olemme määrittäneet säilytysajat Alihankkijatiedoillesi perustuen pakolliseen lainsäädäntöön ja toimialan yleisiin käytäntöihin. Säilytysajat voivat vaihdella huomattavasti riippuen Alihankkijatietojesi luonteesta ja käytöstä. Jos tarvitset yksityiskohtaisempaa tietoa säilytysajoista, ota meihin suoraan yhteyttä.

Edellä todetusta huolimatta Alihankkijatietojesi säilytysaikaa voidaan pidentää, mikäli Siilillä on olemassa oleva tai välitön tarve puolustaa itseään oikeudellisia vaatimuksia vastaan tai laatia tai esittää oikeudellisia vaatimuksia.


Alihankkijatietojesi luovuttaminen ja siirtäminen

Luovutamme Alihankkijatietojasi vain niissä tilanteissa, jotka on määritelty tässä osiossa, tai jos olet antanut suostumuksesi Alihankkijatietojesi luovuttamiseen määrätyssä yhteydessä.

Emme tavallisesti luovuta Alihankkijatietojasi muille rekisterinpitäjille itsenäisesti käytettäväksi. Alihankkijatietojesi luovuttaminen on kuitenkin tarpeen, mikäli pakollinen lainsäädäntö tätä edellyttää (kuten viranomaisille). Poikkeuksena tähän Siili Akatemian koulutuksiin liittyviä henkilötietoja (kuten osallistumis- ja kurssitiedot) voidaan luovuttaa luotettaville liiketoimintakumppaneillemme koulutuksiin liittyvien sertifikaattien myöntämiseksi ja niiden ylläpitämiseksi. Lisäksi asiakastoimeksiannot, joihin osallistut tai joihin voit osallistua alihankkijanamme, voivat edellyttää määrättyjen Alihankkijatietojesi luovuttamista asiakkaillemme (esimerkiksi CV:si).

Voimme siirtää Alihankkijatietojasi Siilin tytäryhtiöille tai kolmansille osapuolille (kuten alihankkijoillemme), jotka käsittelevät Alihankkijatietojasi meidän puolestamme ja lukuun tässä Selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Tällä tavalla Alihankkijatietosi pysyvät meidän valvontamme alaisina.

Mikäli Alihankkijatietojasi siirretään ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijoille (alihankkijoille tai toimittajille mukaan lukien Siilin konserniyhtiöt) käsiteltäväksi Siilin puolesta, toteutetaan asianmukaiset soveltuvan lainsäädännön edellyttämät järjestelyt sopimuksin (kuten tietojenkäsittelysopimusten muodossa), jotta taataan asianmukainen ja lainmukainen henkilötietojen käsittely.

Siili toimii kansainvälisesti. Teknisistä ja käytännön syistä johtuen Alihankkijatietojasi voivat käsitellä Siilin konserniyhtiöt tai alihankkijat, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella (Sveitsi mukaan lukien). Tästä johtuen maissa, joihin Alihankkijatietojasi voidaan siirtää tai joista Alihankkijatietoihisi on pääsy, voi olla toisenlainen tietosuojan taso kuin siinä maassa, jossa sijiatsemme. Tällaisissa tietojensiirron tilanteissa Alihankkijatietojasi käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla (riittävä tietosuojan taso varmistetaan käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja mahdollisia lisätoimenpiteitä) ja noudattamalla Siilin soveltuvia tietosuojapolitiikkoja ja -ohjeistuksia.

Meillä voi myös olla tarve jakaa Alihankkijatietojasi liiketoimintamme tai sen osan ostajan tai mahdollisen ostajan kanssa. Näin ei tapahdu usein, mutta jos Alihankkijatietojesi jakaminen on tällaisessa tilanteessa välttämätöntä, niin jaamme ainoastaan pienimmän mahdollisen määrän Alihankkijatietojasi ja aina soveltuvan lainsäädännön rajoissa.

Voimme myös kerätä statistiikkaa alihankkijoistamme ja luovuttaa sitä hyvämaineisille kolmansille osapuolille, mutta tällainen statistiikka on aina anonymisoitua eikä sisällä Alihankkijatietojasi.


Tietoturva

Sovellamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojellaksemme Alihankkijatietojasi vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta ja pääsyltä tietoihin.

Nämä toimenpiteet sisältävät (mutta eivät rajoitu seuraaviin) kunnolliset palomuurijärjestelyt, viruksentorjunnan, asianmukaisen viestien suojaamisen sekä turvallisten ja valvottujen laitteiden ja serverihuoneiden käytön. Tietoturva otetaan huomioon erityisellä huolellisuudella, kun käytämme kolmansia osapuolia (esim. alihankkijat, jotka toimivat henkilötietojen alikäsittelijöinä) IT-järjestelmien ja palvelujen tarjoajina.

Tietoturvaan liittyviä vaatimuksia seurataan asianmukaisesti IT-järjestelmien pääsynhallinnan muodossa. Siilin työntekijät, jotka käsittelevät Alihankkijatietojasi osana työtehtäviään, on ohjeistettu ja koulutettu asianmukaisesti tietosuojan ja tietoturvan saralla.


Automaattinen päätöksenteko

Emme tee sinua koskevia päätöksiä automaattisen päätöksenteon keinoin.

Evästeiden käyttäminen

Voimme toisinaan asettaa sellaista tietoa tietokoneellesi, joka mahdollistaa laitteen tunnistamisen. Tällainen tieto tunnetaan yleisesti evästeenä. Tyypillisesti evästeet mahdollistavat määrätyn tiedon keräämisen laitteestasi, mukaan lukien IP-osoitteesi, tietokoneesi käyttöjärjestelmän ja selaintyyppisi. Evästeiden tarkoituksena on parantaa yhteistyömme laatua. Käytämme evästeitä ainoastaan suostumuksellasi (pois lukien välttämättömät evästeet, joiden käyttö on tarpeen verkkosivujemme toiminnan mahdollistamiseksi). Erillinen evästepolitiikkamme (”Evästekäytäntö”) antaa yksityiskohtaisempaa tietoa evästeiden käytöstämme (viittaukset Selosteeseen käsittävät myös Evästekäytännön sisällön, jollei toisin ole todettu). Mikäli Evästekäytäntö ja Seloste ovat ristiriidassa keskenään, Evästekäytännössä esitetyt tiedot ovat ensisijaisia.


Sinun oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa oikeus:

  • saada pääsy Alihankkijatietoihisi ja saada kopio Alihankkijatiedoistasi ja lisätietoja koskien Alihankkijatietojesi käsittelyä kuten laki edellyttää,
  • vahvistaa Alihankkijatietojesi virheettömyys ja saada pyytämällä epätäydelliset, epätarkat tai vanhentuneet Alihankkijatietosi muutettua tai päivitettyä,
  • määrätyissä tilanteissa saada jotkin Alihankkijatietosi poistetuksi, jos;
    • Alihankkijatietosi eivät ole enää tarpeellisia käsittelyn tarkoituksiin nähden,
    • peruutat suostumuksesi määrättyjen Alihankkijatietojesi käsittelemiseen ja käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta,
    • Alihankkijatietosi on poistettava, jotta noudatamme EU-lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön oikeudellista velvoitetta tai
    • Siili ei ole käsitellyt Alihankkijatietojasi lainmukaisesti
  • määrätyissä tilanteissa rajoittaa Alihankkijatietojesi käsittelyä, jos;
    • kiistät Alihankkijatietojesi virheettömyyden,
    • Alihankkijatietojesi käsitteleminen ei ole ollut lainmukaista ja vastustat tietojesi poistamista ja pyydät poistamisen sijaan rajoittamaan tietojesi käsittelyä tai
    • Siili ei enää tarvitse Alihankkijatietojasi niihin tarkoituksiin nähden, joihin tiedot on kerätty, mutta tarvitset tietojasi oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai niitä vastaan puolustautumiseksi
  • saada meille luovuttamasi Alihankkijatiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ja
  • valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)


Sinulla on myös milloin tahansa oikeus:

  • peruuttaa suostumuksesi määrättyjen Alihankkijatietojesi käsittelyyn.


Toteuttaaksesi oikeuksiasi voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse dataprotection@siili.com. Pyyntösi voidaan kuitenkin hylätä tai sitä voidaan rajoittaa, jos soveltuva laki sallii tai edellyttää tätä.


Tämän selosteen päivitykset

Voimme muuttaa tai täydentää tätä Selostetta, mikäli katsomme sen tarpeelliseksi. Tästä syystä suosittelemme, että luet tämän Selosteen säännöllisesti.

Yhteystiedot

Jos haluat ottaa meihin yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa, voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen dataprotection@siili.com.